عوامل موثر بر تیم‌سازی در سازمان

اغلب در گروه‌های کاری غیررسمی، احساس وابستگی نزدیکی بین اعضا به وجود می‌آید، اما در گروه‌های کاری رسمی در اکثر مواقع چنین وفاداری وجود ندارد. برای مدیریت بسیار مهم است خصوصیاتی از قبیل فداکاری و انسجام را در بین اعضای گروه ایجاد کند.

به گزارش دنیای اقتصاد، تیم‌های با عملکرد بالا به خودی خود شکل نمی‌گیرند بلکه آن‌ها توسعه یافته و پرورش می‌یابند. رهبران سازمانی دارای بینش به تنهایی نمی‌توانند پیشرفت چنین تیم‌هایی را تضمین کنند و همچنین اعضایی که مایل به عضویت در چنین تیم‌هایی هستند نیز به تنهایی نمی‌توانند پیشرفت آن را تضمین کنند. توسعه تیم‌های با عملکرد بالا تلاش مشترک رهبران سازمان بصیر و اعضای با انگیزه را می‌طلبد.

علاوه بر این، به مجریان متخصصی در تیم سازی نیاز است تا ساده سازی روند تشکیل تیم را هدایت کنند. همان‌طور که لیکرت نتیجه می‌گیرد: «مدیریت فقط زمانی از ظرفیت بالقوه منابع انسانی خود استفاده کامل می‌کند که هر شخص در سازمان عضو یک یا بیشتر از گروه‌های کاری باشد، که دارای درجه بالایی از وفاداری به گروه، مهارت‌های موثر در تعامل و اهداف با کارآیی بالا باشند.»

رهبر سازمان برای ایجاد یک تیم موثر، نیاز به ایجاد یک محیط سازمانی دارد که در آن اعضای تیم به صورت انفرادی بتوانند روابط خود را با سایر اعضای تیم تجزیه و تحلیل کنند. مدیر سازمان باید حل و فصل هرگونه تعارض را از طریق رویارویی سالم و حرفه‌ای تشویق کند و به صورت آزادانه درباره تغییرات مورد نیاز در تیم، مذاکره کند. به‌طور خلاصه، رهبران سازمانی موثر تشویق کننده تیم هستند. آن‌ها اعضای متعهدی را که فعالانه در تیم‌های خود فعالیت دارند تشویق و پشتیبانی می‌کنند و اعضایی را که در کار‌های تیم شرکت نمی‌کنند درگیر کار می‌کنند. عوامل درون سازمانی متعدد تیم را تحت‌تاثیر قرار می‌دهند، از جمله فرهنگ سازمانی، سطح خودمختاری و انواع مکانیزم‌های بازخورد. اما عواملی که تیم را تحت تاثیر قرار می‌دهند به طور مستقیم از ساختار داخلی آن و فرآیند‌های آن ناشی می‌شوند.

عوامل ساختاری شامل نوع تیم یا گروه، اندازه و ترکیب مهارت‌ها و توانایی‌های اعضای تیم است. فرآیند‌های تیمی شامل مراحل توسعه تیم، هنجار‌های فرهنگی، انسجام نقش‌ها و فرآیند‌های بین فردی مانند افزایش اعتماد، تسهیل‌گری، نفوذ، ارتباطات رهبری و مدیریت تعارضات است.

اشخاص: یک تیم کاری به خوبی افرادی است که تیم را تشکیل می‌دهند. اگر افراد متعهد باشند و از نقش‌ها و مسوولیت‌های خود در قبال تحقق اهداف تیمی و سازمانی آگاهی داشته باشند، این تیم یک تیم موثر خواهد بود. ضروری و مهم است که همه اعضای تیم اشتیاق فعالیت‌های تیمی و موفقیت‌های تیمی را داشته باشند.

اندازه تیم: تعیین اندازه مناسب برای تشکیل یک تیم دشوار است، اما اندازه تیم به پیچیدگی مشکلاتی که برای آن تیم پیش می‌آید، بستگی دارد. باید تعداد افراد یک تیم عدد فرد باشد تا بتوان به تصمیم اکثریت رسید و شرایط مساوی پیش نیاید. به طور کلی، گروه‌های کوچک‌تر از گروه‌های بزرگ‌تر موثرتر هستند.

هنجار‌های تیم: هنجار‌های تیمی یک نوع آیین‌نامه غیر رسمی رفتاری است که نظمی برای فعالیت‌ها و عملیات تیمی فراهم می‌کند. از همه اعضای گروه انتظار می‌رود که این دستورالعمل‌ها را دنبال کنند. این انتظارات نانوشته معمولا هنگامی که اعضای گروه می‌فهمند چه رفتار‌هایی برای عملکرد موثر گروه لازم است، رشد می‌کنند. تیم‌ها می‌توانند از طریق بحث و گفتگو بین اعضا، هنجار‌هایی را ایجاد کنند. ایجاد و حفظ هنجارها، شاخص بلوغ تیمی هستند و تنها درصورتی که روابط کاری بین اعضا شکل گرفته باشد، بلوغ تیمی حاصل می‌شود. هنجار‌های موثر نیز می‌توانند به خودی خود ایجاد شوند، خصوصا اگر اعضای تیم تجربه قبلی کار در تیم‌های موفق را داشته باشند.

رهبری سازمانی: در گروه‌های رسمی، مدیران یا سرپرستان خود را رهبر سازمان می‌دانند. معمولا در گروه‌های غیررسمی، رهبران با همفکری انتخاب می‌شوند. در هر دو نوع تیم، کیفیت رهبری بر کیفیت تیم بسیار تاثیرگذار است. رهبر سازمان باید نسبت به تیم خود آگاه باشد، صبور بوده و با اعضای تیم خود با احترام رفتار کند. او باید راهنمایی‌های مناسب را داشته باشد و از تلاش‌های تیمی در دستیابی به اهداف سازمان، اهداف گروه و اهداف فردی اعضای گروه حمایت کند.

انسجام: به میزان قدرت روابط بین فردی در بین اعضای تیم بستگی دارد. انسجام بالا در دستیابی به اهداف تیم بسیار انگیزه بخش است. انسجام با رفتار‌هایی مانند وفاداری به تیم، رعایت هنجار‌های تیم، دوستی، احساس مسوولیت در قبال تلاش‌های تیم و تمایل به دفاع از تیم در برابر دخالت‌های نامطلوب خارجی مشخص می‌شود. به‌مرور زمان انسجام تیمی ایجاد می‌شود. میزان انسجام به عوامل زیادی بستگی دارد، از جمله سازگاری اهداف فرد با اهداف تیم. هرچه اعضا بیشتر به یکدیگر وابسته باشند و اهداف گروه با اهداف فردی آن‌ها هم راستا باشد، انسجام گروه بیشتر می‌شود.

همکاری: برای دستیابی به اثرات همکاری، عملکرد جمعی باید نتایج بهتری نسبت به مجموع عملکرد‌های فردی داشته باشد. بر این اساس، مهم است که اعضای «مناسب» به یک تیم اضافه شوند. مدیران باید تشخیص دهند که همکاری تیمی با توجه به هزینه، قدرت بازار، فناوری یا مهارت‌های عملیاتی مزایای ویژه‌ای به همراه دارد. اعضای تیم اعتماد دارند که وقتی یک همکار موافقت می‌کند تماس تلفنی را انجام دهد، گزارشی بخواند، با مشتری صحبت کند، در جلسه‌ای شرکت کند یا رفتاری را تغییر دهد، آن کار پیگیری خواهد شد. اعضای تیم کاملا آگاه هستند که به عنوان بخشی از یک تیم، همه کار‌هایی که انجام می‌دهند یا نمی‌دهند بر سایر افراد تیم نیز تأثیر می‌گذارد.

خلاقیت و نوآوری در تیمی شکوفا می‌شود که افراد از طرف همکاران احساس حمایت کنند. اگرچه پیشگام شدن در شرایط جدید، کار پر ریسکی است، اما در یک محیط همکاری که اعضا اشتباهات دیگران را ببخشند و به تفاوت‌های فردی احترام بگذارند، چنین ریسکی بسیار کاهش می‌یابد، یعنی وقتی اعضای تیم به طور قطعی با یکدیگر همکاری می‌کنند و اولویت‌های تیم به اولویت‌های شخصی ترجیح داده می‌شود، اطلاعات در زمان مناسب به اشتراک گذاشته می‌شود، اعضای تیم به یکدیگر احترام می‌گذارند و .... رهبران سازمانی برای قضاوت در مورد تأثیر تیم‌های خود، باید عملکرد و نتایج شخصی تیم‌ها را نیز بررسی کنند. نتایج عملکرد را می‌توان با محصولات ساخته شده، ایده‌های تولید شده، مشتری‌های جدید، رفع نواقص موجود در محصولات، ساعات اضافه‌کاری، محصولات فروخته شده و سطح رضایت مشتری اندازه گیری کرد. نتایج شخصی ممکن است با رضایت، تعهد و تمایل کارکنان برای ماندن در تیم اندازه گیری شود. هر دو نتیجه (تیم و شخصی) برای ماندگاری طولانی مدت و موفقیت کوتاه مدت تیم مهم هستند.