راه‌های ایجاد فرهنگ مسوولیت پذیری و پاسخگویی

شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ و مستحکم بر پایه تیم‌های مسوولیت پذیر و پاسخگویی ساخته می‌شوند که تمام اعضای آن به شدت نسبت به پاسخگو بودن در برابر دیگران و مسوولیت پذیری حساس هستند و خود را متعهد به قول‌ها و وعده‌هایی که داده اند می‌دانند. البته در چنین شرکت‌ها و سازمان‌هایی همیشه انعطاف پذیری‌های خوبی در قبال وقایع غیرمترقبه و اشتباهاتی که بخشی از واقعیت کار و فعالیت محسوب می‌شوند وجود دارد و اگر یکی از اعضای تیم تاریخ مشخصی را برای تحویل یک پروژه اعلام کرده باشد و نتوانسته باشد دقیقا در موعد مقرر آن پروژه را تحویل دهد مورد بازخواست و مجازات قرار نخواهد گرفت و به او فرصت دیگری داده خواهد شد. بااین همه باید دانست که فرهنگ مسوولیت پذیری و پاسخگویی همیشگی جزو ارزشمندترین و موثرترین عادت‌ها و ویژگی‌های کسب و کار‌های موفق به شمار می‌آید.

به گزارش دنیای اقتصاد، در ادامه به شش توصیه کاربردی در ارتباط با ایجاد و تقویت حس مسوولیت پذیری و پاسخگویی حداکثری نسبت به عملکرد فردی و تیمی در شرکت‌ها و سازمان‌ها اشاره خواهد شد:

۱-تعهداتی را که بر عهده اعضای تیم قرار داده شده به شفاف‌ترین و قاطعانه‌ترین شکل ممکن بیان کنید

در پایان جلسات کاری و بعد از مشخص شدن مسوولیت‌ها و وظایف کاری هرکدام از اعضای تیم و در زمان خلاصه کردن و نهایی سازی مصوبات و تصمیم‌های گرفته شده در جلسه لازم است که شما به عنوان رئیس جلسه با شفافیت و قاطعیت تمام، آنچه تک تک اعضا باید در یک دوره زمانی مشخص انجام دهند را به آن‌ها اعلام کنید. شما با این کار نه تن‌ها به همه کارکنان ثابت می‌کنید که بر روی تمام امور و آیتم‌های عملکردی احاطه دارید؛ بلکه به آن‌ها نشان می‌دهید که الگوی رفتاری مطلوب از نظر شما کدام است و شما انتظار مشاهده چه نوع رفتاری را از آن‌ها دارید.

اعضای تیم کاری شما هم وقتی می‌بینند که شما بادقت تمام و با شناخت کاملی که از کوچک‌ترین جزئیات کار دارید در حال رصد و کنترل عملکردشان هستید به طور حتم بادقت و حساسیت بیشتری نسبت به انجام وظایف محوله به خود اقدام خواهند کرد چرا که آن‌ها به این نتیجه می‌رسند که رهبرشان از مسوولیت پذیری بالایی برخوردار است و همه چیز را از نزدیک تحت نظر دارد و در نتیجه لازم است که آن‌ها نیز چنین روحیه‌ای را داشته باشند.

۲- نسبت به عملکرد کارکنانتان بازخورد‌های سریع و دقیق نشان دهید

شما به عنوان رهبر یک شرکت یا سازمان باید علاوه بر مسوولیت دادن به افراد به دنبال بازخورد نشان دادن سریع و دقیق نسبت به عملکرد آن‌ها باشید چرا که بدون بازخورد نشان دادن به تدریج یک نوع بی تفاوتی و بی مسوولیتی در درون تیم‌های کاری گسترش پیدا می‌کند و اعضای تیم به این تلقی می‌رسند که مسوولیت پذیر بودن و بی مسوولیت بودن از نظر شما یکسان است و نیازی نیست که برای انجام کار‌ها به آب وآتش زد؛ بنابراین لازم است که در طی اجرای پروژه‌های محوله به کارکنان با آن‌ها جلسات منظم بازخورد داشته باشید و در این جلسات نسبت به عملکرد آن‌ها به صورت جزءبه جزء و نه به صورت کلی بازخورد نشان دهید و به عنوان مثال به آن‌ها بگویید که شما تا امروز آیتم فلان و فلان را خیلی خوب انجام داده اید و فلان آیتم را هنوز انجام نداده اید یا فراموش کرده اید و تا فردا آن یک آیتم باقی مانده را هم انجام دهید.

۳-آن چیز‌ها و کار‌هایی را که نمی‌توان به صورت صددرصدی در مورد آن‌ها تعهد داد مشخص کنید و به دنبال تعهدگیری در مورد آن‌ها از کارکنانتان نباشید

یکی از واقعیت‌های غیرقابل انکار در دنیای کسب‌وکار این است که نمی‌توان در مورد انجام یکسری کار‌ها و تحقق یکسری اهداف تعهد صددرصدی و قطعی داد چرا که تحقق بعضی چیز‌ها تابع محقق شدن شرایط خاصی است که ممکن است از عهده اعضای تیم برنیاید یا موانع پیش‌بینی نشده و غیرمنتظره‌ای در مسیر تحقق آن‌ها وجود داشته باشد که عمل به تعهدات را غیرممکن سازد. بنابراین، لازم است که از تحمیل تعهدات غیرممکن و بی مورد بر افراد خودداری کنید و با این کار جلوی بی اعتبارشدن اصل تعهد کاری در شرکتتان را بگیرید چرا که اگر چنین نکنید و مرغ شما یک پا داشته باشد و کارکنانتان را مجبور به دادن تعهد‌های کاری نشدنی و غیرممکن کنید، آن گاه با پدیده بی اعتبار شدن تعهدات کاری و بی اعتنایی کارکنان نسبت به تعهداتی که به شما می‌دهند مواجه خواهید شد.

۴- همیشه و در همه حال وقت شناس و منظم باشید

یکی از مهم‌ترین و کلیدی‌ترین اجزای مسوولیت شناسی و متعهد بودن نسبت به عملکرد در هر سطحی توجه به فاکتور زمان است. هنگامی که شما برای زمان ارزش زیادی قائل باشید و از تک تک دقایق زمانی که در اختیار دارید به بهترین شکل ممکن استفاده می‌کنید و هیچ وقتی را از دست نمی‌دهید و به تمام تعهداتی که داده اید دقیقا در زمان مقرر عمل می‌کنید در این حالت به الگوی مطلوب کارکنانتان تبدیل می‌شوید تا آن‌ها نیز چنین کنند و با عمل به وظایف خود بر اساس برنامه زمانی تعیین شده بتوانند تعهد و مسوولیت پذیری شان را در قبال شرکت به اثبات برسانند. پس همیشه و در همه حال سعی کنید هم خودتان به زمان احترام بگذارید و وقت شناس باشید و هم اعضای تیمتان را به وقت‌شناسی و درنظرداشتن عامل زمان تشویق کنید.

۵- برای گسترش مسوولیت پذیری و تعهد صبور باشید

واقعیت این است که کارکنان و اعضای تیم‌های کاری یک شبه و به صورت ضربتی مسوولیت پذیر و متعهد نمی‌شوند و برای ترویج فرهنگ مسوولیت پذیری در تمام ارکان شرکت باید صبور بود و عجله به خرج نداد و به دنبال اقدامات ضربتی و مقطعی نباید بود. در واقع رواج دادن فرهنگ مسوولیت پذیری و تعهد کاری در یک شرکت مانند دو ماراتن است و نباید برای اجرایی کردن آن شتاب زده عمل کرد. پس بهتر است که به صورت گام به گام و حساب‌شده در این زمینه عمل کرد و بهترین کار هم شروع کردن از خودتان به عنوان رهبر شرکت و الگوی بی چون وچرای کارکنان است.

۶- مسوولیت اشتباهات و شکست‌های خود را بپذیرید

همه ما انسان هستیم و طبیعی است که دچار اشتباه شویم یا شکست بخوریم و آنچه در این میان مهم است این است که شجاعانه و با صراحت تمام مسوولیت اشتباهات و شکست هایمان را بپذیریم و از فرافکنی و بهانه آوردن اجتناب کنیم. هنگامی که شما به عنوان رهبر یک شرکت و عالی‌ترین مقام مسوول در آنجا مسوولیت اشتباهاتی که از شما سر زده یا شکست‌هایی که متحمل شده اید را می‌پذیرید و در این زمینه پنهان کاری نمی‌کنید، کارکنانتان نیز از شما الگو می‌گیرند و به جای فرافکنی و بهانه آوردن برای بروز اشتباه و شکست‌های به وجود آمده یا بدتر از آن، پنهان کاری و انکار شکست‌ها و ناکامی‌ها با صراحت و شجاعت تمام مسوولیت اشتباهات و شکست‌ها را می‌پذیرند و قول می‌دهند در آینده از تکرار آن‌ها جلوگیری کنند.

در این حالت، پذیرش و به رسمیت شناختن اشتباهات و شکست‌های کاری به بخشی از فرهنگ سازمانی شرکت شما تبدیل می‌شود و تمام ارکان شرکت شما اعم از مدیران و کارکنان و سهامداران و مشتریان از مزایای ناشی از چنین فرهنگی برخوردار می‌شوند و افراد به جای شانه خالی کردن از مسوولیت شکست‌های به وجود آمده یا اشتباهات مرتکب شده یا پنهان کاری نسبت به آن‌ها می‌کوشند تا جبران مافات کرده و به دنبال راه‌های جایگزین و راه حل‌های موثرتری باشند.

مترجم: سیدحسین علوی لنگرودی
منبع: مجله Strategic Management