نکات و ترفند‌های هم‌اندیشی مجازی

در سال ۲۰۱۵ در مقاله مروری کسب‌وکار هاروارد با عنوان چرا هم‌اندیشی آنلاین به مراتب بهتر است، دکتر روانشناس توماس چامورو-پرموزیک چنین مطرح کرده است: «جلسات (هم اندیشی) مجازی، ایده‌های با کیفیت‌تری را خلق می‌کند و متوسط ایده‌های خلاقانه هر فرد به مراتب بیشتر است و در عین حال سطوح بالایی از رضایت در مورد ایده‌ها به ارمغان می‌آید.» همچنین مطالعه چامورو-پرموزیک نشان می‌دهد که تقریبا ۷۰ درصد از شرکت‌کنندگان در جلسات سنتی عملکردی بدتر و پایین‌تر از جلسات مجازی دارند.

به گزارش دنیای اقتصاد، دلیل این است که در جلسات هم‌اندیشی مجازی، افراد باید قبل از بیان ایده‌های خود به‌صورت فردی کار کنند. این روند مزایای متعددی دارد. به‌عنوان مثال، این به این معنی است که افراد می‌توانند به‌صورت ناشناس ایده‌های خود را مطرح کنند که در این صورت ترس از قضاوت کاهش می‌یابد.

همچنین این روند نتایج متنوع‌تری به‌دنبال دارد، زیرا احتمال اینکه افراد تحت‌تاثیر همدیگر قرار بگیرند اندک است. انتقال آن به تفکر یکسان گروهی گاهی منجر به همسانی و توافق می‌شود. اما جلسات مجازی گستره زمین بازی را ارتقا می‌دهد. این جلسات مانع از آن می‌شوند که شرکت‌کنندگان غالب در صحبت کردن زیاده روی کرده و گوی سبقت را از دیگران، مخصوصا افراد درونگرای گروه بربایند.

تکنیک‌های هم‌اندیشی مجازی- مغزنگاری (Brainwriting): گاهی میزبانی جلسه هم‌اندیشی مجازی دشوار و سردرگم‌کننده به‌نظر می‌رسد. اما یکی از عالی‌ترین روش‌هایی که می‌توانید از آن استفاده کنید مغزنگاری است. رایج‌ترین و هیجان‌انگیزترین روش مغزنگاری، ۵-۳-۶ نام دارد. در طول جلسه ۵-۳-۶، تمرین‌ها و تکالیف مغزنگاری به دوره‌های مختلف تقسیم می‌شود. در هر دوره، شش نفر، سه ایده خود را در عرض پنج دقیقه می‌نویسند.

توفان چهره (figure storming):تکنیک دیگر توفان چهره است که می‌توان به آسانی در رویداد‌های هم‌اندیشی مجازی از آن استفاده کرد. این تکنیک روشی آسان و سرگرم‌کننده برای حل یک مشکل یا مساله است که طی آن فرد خود را در جایگاه شخص دیگری قرار می‌دهد.

برای استفاده از توفان چهره مراحل زیر را اجرا کنید:

- مرحله ۱: از هر شرکت‌کننده بخواهید یک چهره محبوب را انتخاب کند. این شخص می‌تواند یکی از چهره‌های صنعت، یک چهره ادبی یا تاریخی، یک فرد مشهور، یک الهه، یک کارفرما یا یک مشتری باشد.

- مرحله ۲: بعد از آنکه هر شرکت‌کننده چهره موردنظر خود را انتخاب کرد، از آن‌ها بخواهید خود را در جایگاه آن شخص قرار دهند. از نظر آن‌ها این فرد چه رویکردی در قبال این مساله می‌توانست داشته باشد؟ چه راه‌حل‌هایی ارائه می‌کرد؟

به‌عنوان مثال، مدیر بازاریابی یک کسب‌وکار کوچک که قبلا با او کار می‌کردم قصد داشت استراتژی بازاریابی خود را مدرن سازد. اما او به این نتیجه رسید که هم‌اندیشی‌های سنتی نتایج رضایت‌بخشی به‌دنبال ندارند. به همین دلیل تصمیم گرفت تاکتیک‌های خود را تغییر داده و از توفان چهره استفاده کند. وی به‌عنوان متخصص بازاریابی چند کتاب از استاد بازاریابی، ست گودین خوانده بود. به همین دلیل از او خواستم رویکرد ست گودین را در مورد این مساله پیش‌بینی و تجسم کند. ناگهان چشمانش برقی زد. ما در مورد مساله موجود هم‌اندیشی کردیم و به نحو شگفت‌انگیزی ایده‌های جدیدی ظاهر شدند.

بررسی یک مشکل از منظر شخص دیگر می‌تواند نتایج جالب و متنوعی ارائه کند. توفان چهره زمانی می‌تواند کمک‌کننده‌تر باشد که احساس کنید با سر به یک دیوار آجری برخورد کرده‌اید و نمی‌دانید به کدام سمت بروید. بهتر است همه چیز را تکان دهید و خود را از الگو‌های تفکر غیرمنعطف یا بدون ساختار رها کنید.

ابزار‌های هم‌اندیشی مجازی- در همین راستا برنامه‌های کاربردی متعددی برای هم‌اندیشی مجازی وجود دارد و تیم شما به راحتی می‌تواند از آن‌ها استفاده کند. یکی از این ابزار‌های عالی ideabordz است که شما و تیم شما می‌توانید از آن برای نگارش و به اشتراک‌گذاری ایده‌های خود به‌صورت مجازی استفاده کنید.

دستورالعمل آن به شرح زیر است:

- از اعضای تیم بخواهید ایده‌های خود را روی صفحه ایده‌های مجازی بنویسند.

- سپس اعضا می‌توانند URL ایده‌های خود را با مدیر به اشتراک گذاشته و او آن‌ها را ترکیب و دسته‌بندی کند.

- سپس مدیر می‌تواند ایده‌های ترکیبی را در اختیار تیم قرار دهد.

- سپس اعضای تیم به سه یا چهار ایده برتر رای می‌دهند.

نکاتی برای برگزاری جلسات هم‌اندیشی مجازی- در زمان برگزاری و مدیریت جلسه هم‌اندیشی مجازی، مسوولیت شما ایجاد محیطی است که در آن هر کسی برای صحبت کردن آزاد باشد. اما برای برگزاری موفقیت‌آمیز و موثر جلسه هم‌اندیشی مجازی چند قاعده کلی و سریع وجود دارد:

از فشار دادن دکمه «بی‌صدا» واهمه نداشته باشید!

قطعا برای دکمه «بی‌صدا» دلیلی وجود دارد- پس از آن استفاده کنید! با صدا کردن شخص خاص و درخواست از دیگران برای رعایت سکوت به همه فرصت صحبت کردن بدهید. این روند مانع از آن می‌شود که بحث در اختیار یک یا دو صدای «بلند» قرار داشته باشد. همچنین این به این معنی است که تک‌تک افراد می‌توانند به همدیگر گوش کرده و گفته‌های همدیگر را بشنوند.

چند قانون کلی وضع کنید- از قبل چند قانون کلی مشخص و در آغاز هر جلسه آن‌ها را مطرح کنید. وقتی افراد بدانند که باید چه کاری انجام دهند و در مورد جزئیات و هدف جلسه اطلاعات دقیقی در اختیار داشته باشند، گشودگی بیشتری برای مشارکت و به اشتراک‌گذاری ایده‌های خود خواهند داشت. قوانین «دکمه بی‌صدا» را نیز مطرح کنید. به‌عنوان مثال می‌توانید بگویید «با توجه به محدودیت زمان و برای اینکه هر شخص فرصت مشارکت داشته باشد، هر فردی فقط یک بار فرصت صحبت کردن دارد و سپس نوبت فرد دیگر خواهد بود. لطفا وقتی شخص دیگری صحبت می‌کند دکمه بی‌صدا را فشار دهید.»

موارد دیگری که می‌توانید به قوانین پایه خود اضافه کنید، رویداد‌های غیرمترقبه برای ارتباط اینترنت ضعیف است. وقتی اینترنت قطع شود افراد چه کاری باید انجام دهند؟ یا اگر میکروفن کار نکرد؟ آیا می‌توانند به جای آن نظرات خود را در بخش چت (گفتگو) درج کنند؟